Zmiana umowy spółki z o.o.

Zmiana umowy spółki

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to fundament jej funkcjonowania, określający kluczowe zasady jej działania, strukturę i prawa wspólników. Jednak wraz z rozwojem firmy, zmianami na rynku czy po prostu potrzebą dostosowania do nowych okoliczności, może pojawić się konieczność modyfikacji jej postanowień. Niezależnie od tego, czy chodzi o zmianę siedziby, przedmiotu działalności, podwyższenie kapitału zakładowego, czy wprowadzenie nowych zasad dotyczących zbycia udziałów – każda taka zmiana wymaga przeprowadzenia formalnej procedury.

W niniejszym wpisie wyjaśnimy, jak zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) dokonać zmiany umowy spółki z o.o.

Zmiana umowy spółki - forma

Podstawową zasadą jest, że zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga uchwały zgromadzenia wspólników.

To właśnie wspólnicy, jako "właściciele" spółki, mają prawo decydować o kształcie jej umowy. Co niezwykle istotne, zgodnie z art. 255 § 1 k.s.h., uchwała ta musi zostać zaprotokołowana przez notariusza. Oznacza to, że samo podjęcie uchwały w formie pisemnej jest niewystarczające – konieczna jest obecność notariusza na zgromadzeniu wspólników, który sporządzi odpowiedni protokół w formie aktu notarialnego.

Z reguły, do podjęcia uchwały o zmianie umowy spółki wymagana jest większość dwóch trzecich głosów (art. 246 § 1 k.s.h.), chyba że umowa spółki stanowi inaczej (np. przewiduje surowsze wymogi, jak większość trzech czwartych czy jednomyślność).

Warto pamiętać, że niektóre istotne zmiany, np. dotyczące zwiększenia świadczeń wspólników lub uszczuplenia ich praw udziałowych, wymagają zgody wszystkich wspólników, których dotyczą (art. 246 § 3 KSH).

Istnieje również możliwość zmiany umowy spółki zarejestrowanej w systemie S24 przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w tym systemie. Niestety jednak nie każda zmiana może być w ten sposób dokonana. Zmiana dokonana w systemie S24 nie wymaga oczywiście formy akty notarialnego, a jedynie podpisu elektronicznego.

Zmiana umowy spółki - przebieg

Proces zmiany umowy spółki można podzielić na kilka etapów:

1. Zwołanie Zgromadzenia Wspólników: Zarząd (lub inny uprawniony podmiot) musi formalnie zwołać zgromadzenie wspólników, informując ich o terminie, miejscu oraz porządku obrad, który musi zawierać punkt dotyczący planowanych zmian w umowie spółki. Należy przy tym dochować terminów i formy zawiadomienia określonych w przepisach (art. 238 k.s.h.) lub umowie spółki.

   
   

2. Odbycie Zgromadzenia Wspólników: Podczas zgromadzenia, w obecności notariusza, wspólnicy dyskutują nad proponowanymi zmianami i przeprowadzają głosowanie nad uchwałą zmieniającą umowę.

   
   

3. Podjęcie Uchwały i Sporządzenie Protokołu: Jeśli wymagana większość zostanie osiągnięta, uchwała zostaje podjęta. Notariusz sporządza protokół z przebiegu zgromadzenia, w którym zamieszcza treść podjętej uchwały o zmianie umowy spółki. Ten protokół, w formie aktu notarialnego, stanowi formalne potwierdzenie dokonanej zmiany.

   
   

4. Przygotowanie Tekstu Jednolitego: Po dokonaniu zmian, zarząd spółki powinien przygotować tzw. tekst jednolity umowy spółki, czyli dokument zawierający pełną, aktualną treść umowy z uwzględnieniem wprowadzonych modyfikacji. Niekiedy tekst jednolity umowy spółki zamieszcza się już w protokole sporządzonym przez notariusza.

Zmiana umowy spółki - zgłoszenie do KRS

Sama uchwała wspólników i protokół notarialny to jeszcze nie koniec. Aby zmiana umowy spółki była w pełni skuteczna wobec osób trzecich i prawnie wiążąca dla wszystkich, musi zostać zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

Obowiązek zgłoszenia zmiany spoczywa na zarządzie spółki, który ma na to 7 dni od dnia podjęcia uchwały. Zgłoszenia dokonuje się wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS).

Dopiero po dokonaniu wpisu zmiany w KRS staje się ona w pełni skuteczna. Należy pamiętać, że w przypadku niektórych zmian (np. podwyższenia kapitału zakładowego), wpis do KRS ma charakter konstytutywny, co oznacza, że zmiana wywołuje skutki prawne dopiero z chwilą wpisu. Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia zmiany do KRS może skutkować negatywnymi konsekwencjami, w tym odpowiedzialnością członków zarządu.